ईमेल के प्राप्तकर्ता और अटैचमेंट: भेजने से पहले जाँचें

सीखने का लक्ष्य

प्राप्तकर्ता सोच-समझकर चुनें, Reply, Reply All और Forward में अंतर समझें तथा भेजने से पहले अटैचमेंट जाँचें।

To, Cc और Bcc

To में इच्छित प्राप्तकर्ता लिखते हैं। Cc का अर्थ carbon copy है; इसमें जोड़े गए प्राप्तकर्ता दिखाई देते हैं। Bcc का अर्थ blind carbon copy है: इन प्राप्तकर्ताओं को संदेश मिलता है, लेकिन उनके Bcc पते दूसरे प्राप्तकर्ताओं से छिपे रहते हैं। Bcc किसी प्राप्तकर्ता को बाद में संदेश साझा करने से नहीं रोकता। Microsoft: Bcc

उत्तर देने की तीन अलग क्रियाएँ

Outlook में Reply प्रेषक को उत्तर देता है। Reply All में मूल संदेश के To और Cc प्राप्तकर्ता भी शामिल होते हैं। Forward से संदेश चुने हुए नए प्राप्तकर्ताओं को भेज सकते हैं। भेजने से पहले वास्तविक प्राप्तकर्ता वाले खाने देखें; उन्हें बदला जा सकता है। Outlook में प्राप्त अटैचमेंट उत्तर में अपने-आप नहीं जुड़ते, जबकि Forward में जुड़ते हैं। केवल पेपरक्लिप देखकर सही फ़ाइल लगी होने का अनुमान न लगाएँ। Microsoft: उत्तर और अग्रेषण

चरणों में उदाहरण: एक उत्तर, उचित प्राप्तकर्ता

शिक्षक आशा और रवि को वर्कशीट भेजता है तथा समन्वयक को Cc में रखता है। आशा चाहती है कि पूरा किया उत्तर केवल शिक्षक देखे।

1. आशा Reply चुनकर जाँचती है कि शिक्षक ही इच्छित प्राप्तकर्ता है। Reply All से उत्तर अधिक लोगों तक जाता।
2. वह पूरा किया Answer.pdf जोड़ती है, खाली वर्कशीट नहीं। फ़ाइल का नाम केवल उदाहरण है।
3. चुनी फ़ाइल खोलकर अंतिम उत्तर होने की पुष्टि करती है और विषय तथा संदेश देखती है।
4. प्राप्तकर्ता सूची और अटैचमेंट साथ में जाँचने के बाद ही भेजती है।

यदि शिक्षक को सबके साथ समाधान पर चर्चा चाहिए, तो उचित प्राप्तकर्ता बदलेंगे। चयन उद्देश्य के अनुसार होगा; हर बार Reply All करना कोई नियम नहीं है।

उदाहरण: कक्षा की सामान्य घोषणा

समन्वयक को कई विद्यार्थियों को एक सामान्य घोषणा भेजनी है, लेकिन उनके पते एक-दूसरे को नहीं दिखाने। Bcc प्राप्त संदेश में ये पते छिपा सकता है। इससे संदेश की सामग्री गोपनीय नहीं बनती; निजी व्यक्तिगत परिणाम समूह घोषणा में नहीं रखने चाहिए।

आम गलती

अटैचमेंट एक फ़ाइल है, केवल “फ़ाइल संलग्न है” लिखा वाक्य नहीं। मिलता-जुलता फ़ाइल नाम या पेपरक्लिप अंतिम संस्करण चुने जाने का प्रमाण नहीं है। सामग्री और प्राप्तकर्ता जाँचें।

खुद जाँचें

1. किस खाने के प्राप्तकर्ता पते दूसरों से छिपते हैं? Bcc। Cc दिखाई देता है।
2. क्या निजी उत्तर के लिए अपने-आप Reply All चुनें? नहीं। इच्छित प्राप्तकर्ता चुनकर जाँचें।
3. क्या Outlook के उत्तर में मूल अटैचमेंट अवश्य जुड़ता है? नहीं। आवश्यक फ़ाइल खुद जोड़ें और जाँचें।

ये मौलिक अध्ययन उदाहरण हैं, पिछले वर्ष के प्रश्न नहीं। अलग ईमेल सेवाओं का इंटरफ़ेस अलग हो सकता है।