वर्ड प्रोसेसिंग: संपादन, रूपसज्जा, सहेजना और पूर्वावलोकन
पहले संदेश सुधारें, फिर उसका रूप
Microsoft Word जैसे वर्ड प्रोसेसर में editing का अर्थ सामग्री बदलना है: शब्द या संख्याएँ जोड़ना, हटाना या बदलना। Formatting का अर्थ उसके दिखने का ढंग बदलना है, जैसे टेक्स्ट को bold करना या अनुच्छेद का संरेखण बदलना। गलत तारीख को bold करने से तारीख सही नहीं हो जाती।
एक सूचना, अलग-अलग काम
मान लें कि सूचना में “Practice session: Monday” लिखा है, लेकिन अभ्यास मंगलवार को है।
| काम | बदलाव का प्रकार |
|---|---|
| Monday हटाकर Tuesday लिखना | Editing: सामग्री सुधारना |
| शीर्षक को bold करना | Formatting: दिखने का ढंग बदलना |
| शीर्षक को बीच में करना | Formatting: अनुच्छेद का संरेखण बदलना |
पहले जाँचें कि सूचना क्या कहती है; फिर उसे पढ़ने में आसान बनाएँ।
नया संस्करण चाहिए तो मूल सुरक्षित रखें
मूल को बनाए रखते हुए अलग संस्करण पर काम करना हो तो संपादन से पहले अलग प्रति बनाएँ। अलग नाम या स्थान चुनें और जाँचें कि कौन-सी फ़ाइल खुली है।
Word के संस्करण और संग्रहण व्यवस्था के अनुसार कमांड Save As, Save a Copy या Create a Copy हो सकती है। क्लाउड में AutoSave खुली मूल फ़ाइल के बदलाव सहेज सकता है। इसलिए संपादन के बाद प्रति बनाने तक मूल पहले ही बदल चुका हो सकता है।
जो दस्तावेज़ पहले से स्थानीय रूप से सहेजा गया है और जिसमें AutoSave बंद है, उसमें Save नवीनतम बदलाव उसी फ़ाइल में सहेजता है। हर छोटे संपादन के लिए नया फ़ाइल नाम ज़रूरी नहीं है।
पंक्तियों और स्तंभों के लिए तालिका
तालिका में संबंधित प्रविष्टियाँ पंक्तियों और स्तंभों में बने खानों, यानी cells, में रहती हैं। उदाहरण:
| अभ्यास | दिन |
|---|---|
| पठन अभ्यास | मंगलवार |
| संख्या अभ्यास | गुरुवार |
प्रविष्टियों की हर आड़ी कतार एक पंक्ति है; हर खड़ा समूह एक स्तंभ है। इस ढाँचे के लिए बार-बार spaces देकर प्रविष्टियाँ मिलाने की तुलना में तालिका अधिक उपयुक्त है।
प्रिंट करने से पहले Print Preview में देखें कि पृष्ठ कैसे दिखेंगे: शीर्षक, पृष्ठ-विराम और तालिका का टेक्स्ट ठीक से आ रहे हैं या नहीं। Preview में देखना एक जाँच है; वह दस्तावेज़ प्रिंटर को भेजने के बराबर नहीं है।
- मूल बनाए रखें: बदलाव करने से पहले अलग नाम की प्रति बनाएँ और उसे खोलें।
- संदेश सुधारें: सूचना में Monday की जगह Tuesday लिखें।
- रूप सँवारें: शीर्षक को bold करें और कार्यक्रम को दो स्तंभों की स्पष्ट तालिका में रखें।
- काम वाली प्रति सहेजें और प्रिंट का निर्णय लेने से पहले Print Preview देखें।
पाँच अभ्यास प्रश्न
- सूचना में गलत दिन लिखा है। कौन-सा काम उसकी सामग्री सुधारता है?
उत्तर देखें
सही उत्तर: C
दिन बदलने से सूचना में कही गई बात बदलती है, इसलिए यह editing है। बाकी काम दिखने का ढंग बदलते हैं, लेकिन गलत दिन वैसा ही रहता है।
विकल्प A: Bold करने से मौजूदा टेक्स्ट उभरता है; गलत दिन नहीं बदलता।
विकल्प B: संरेखण अनुच्छेद का स्थान बदलता है, उसमें लिखे दिन को नहीं।
विकल्प D: बड़े अक्षरों से गलत दिन सही नहीं हो जाता।
संकेत: शब्द बदलने और उन शब्दों का रूप बदलने में अंतर करें।
- आपको क्लाउड में रखी मूल फ़ाइल बिना बदले रखनी है और संशोधित संस्करण बनाना है। सबसे पहले क्या करें?
उत्तर देखें
सही उत्तर: A
संपादन से पहले प्रति बनाने से संशोधित संस्करण मूल से अलग रहता है। क्लाउड AutoSave में खुली मूल फ़ाइल के संपादन पहले ही सहेजे जा सकते हैं। प्रति बनाने की कमांड और नाम संस्करण के अनुसार बदलते हैं।
विकल्प B: बाद में बनी प्रति में संपादित टेक्स्ट हो सकता है; उससे मूल के बिना बदले रहने की गारंटी नहीं मिलती।
विकल्प C: बाद में नाम देने की योजना, अभी खुले मूल में हो रहे बदलाव नहीं रोकती।
विकल्प D: AutoSave मूल में किए संपादन सहेज सकता है; वह मूल के अपरिवर्तित रहने की गारंटी नहीं है।
संकेत: क्रम याद रखें: पहले अलग प्रति, उसके बाद संपादन।
- कार्यक्रम को पंक्तियों और स्तंभों में रखने के लिए कौन-सी सुविधा सबसे उपयुक्त है?
उत्तर देखें
सही उत्तर: D
तालिका पंक्तियों और स्तंभों में खाने देती है, इसलिए अभ्यास के सामने उसका दिन रखा जा सकता है। सहेजने और वर्तनी जाँचने के काम अलग हैं।
विकल्प A: AutoSave बदलाव सहेजने से जुड़ा है, प्रविष्टियों को पंक्तियों और स्तंभों में रखने से नहीं।
विकल्प B: वर्तनी-जाँच कार्यक्रम का पंक्ति-स्तंभ ढाँचा नहीं बनाती।
विकल्प C: बार-बार spaces देना तालिका का ढाँचा नहीं है और संरेखण बनाए रखना कठिन कर सकता है।
संकेत: ऐसी सुविधा चुनें जो संबंधित प्रविष्टियों के लिए खाने देती हो।
- दस्तावेज़ प्रिंटर को भेजने से पहले उसके पृष्ठों का विन्यास किस सुविधा से देख सकते हैं?
उत्तर देखें
सही उत्तर: B
Print Preview में प्रिंट से पहले पृष्ठों का रूप दिखता है। इससे पृष्ठ-विराम और सामग्री ठीक से आ रही है या नहीं, यह जाँच सकते हैं। केवल Preview देखने से प्रिंट का काम नहीं भेजा जाता।
विकल्प A: Rename फ़ाइल का नाम बदलता है; वह प्रिंट विन्यास नहीं दिखाता।
विकल्प C: Save As का उपयोग अलग से सहेजा संस्करण बनाने के लिए किया जा सकता है; उसका उद्देश्य प्रिंट विन्यास देखना नहीं है।
विकल्प D: Find and Replace दस्तावेज़ की सामग्री पर काम करता है, प्रिंट-पूर्व दृश्य दिखाने पर नहीं।
संकेत: कागज़ पर भेजने से पहले पृष्ठों की जाँच करनी है।
- दस्तावेज़ पहले से स्थानीय रूप से सहेजा है, AutoSave बंद है और संपादन उसी फ़ाइल में सहेजना है। कौन-सी कमांड उचित है?
उत्तर देखें
सही उत्तर: C
दी गई स्थिति में Save नवीनतम बदलाव मौजूदा फ़ाइल में सहेजता है। अलग संस्करण चाहिए तो अलग नाम की प्रति उपयोगी है, लेकिन इस प्रश्न का लक्ष्य वह नहीं है।
विकल्प A: पृष्ठों का Preview देखना, संपादित फ़ाइल सहेजना नहीं है।
विकल्प B: इससे उसी फ़ाइल को केवल अद्यतन करने के बजाय एक और संस्करण बनता है।
विकल्प D: AutoSave बंद होने पर केवल रूप बदलना, माँगा गया सहेजने का काम नहीं करता।
संकेत: प्रश्न में वही फ़ाइल माँगी गई है, अलग संस्करण नहीं।
काम अलग-अलग पहचानें
सामग्री सुधारें → रूप सँवारें → सही फ़ाइल सहेजें → प्रिंट विन्यास जाँचें। कमांड के नाम बदल सकते हैं; मेनू का रास्ता रटने से पहले उसका काम समझें।
स्रोत: Microsoft के Word में दस्तावेज़ बनाने और उसका रूप बदलने, फ़ाइल सहेजने, संपादन से पहले प्रति बनाने और प्रिंट से पहले दृश्य देखने के निर्देश।
पाठ्यक्रम संबंध: SSC CGL 2026 की अधिसूचना के खंड 13.11.5.2 में Tier II के Computer Knowledge के अंतर्गत Office की मूल बातें हैं। यह पाठ Word के कुछ चुने हुए काम सिखाता है।
प्रगति सहेजने के लिए साइन इन करें। साइन इन